Una investigación sobre gestión empresarial en PYMES mexicanas revela que solo el 38% de los negocios lleva un control adecuado de inventarios mediante soluciones tecnológicas, mientras que el 62% restante opera con métodos manuales, hojas de cálculo o sin ningún tipo de registro sistemático. Esta deficiencia en el control de inventarios se identifica como una de las principales causas de quiebra empresarial: 65% de las empresas cierran antes de cumplir cinco años, y 70 de cada 100 no sobreviven más allá de ese período, según datos del INEGI.

En Oaxaca, empresas comerciales y manufactureras enfrentan consecuencias críticas por la falta de control de inventarios: pérdidas no detectadas, obsolescencia de mercancías, incapacidad para cumplir pedidos por desconocimiento de existencias reales, y toma de decisiones erróneas por falta de información confiable. Estudios recientes indican que 33% de gerentes no considera importante mantener información actualizada de inventarios, no asignan responsables específicos para supervisar esta área, y carecen de mecanismos para que empleados reporten irregularidades.

Las implicaciones fiscales del descuido en inventarios son severas: el SAT cruza información de CFDI de compras contra inventarios declarados en contabilidad electrónica para detectar diferencias que pueden indicar ventas no declaradas, mermas no justificadas o simulación de operaciones. Empresas sin control de inventarios no pueden sustentar el costo de ventas declarado ni justificar faltantes durante auditorías, lo que genera multas por deducciones improcedentes y pagos de impuestos omitidos con recargos de hasta 40% adicional.

Para implementar un control de inventario efectivo, las PYMES deben adoptar sistemas que registren entradas y salidas en tiempo real mediante códigos de barras o RFID, realicen inventarios cíclicos frecuentes en lugar del conteo anual tradicional, establezcan niveles mínimos y máximos de existencias, y generen reportes de valuación según métodos aceptados fiscalmente como PEPS o costo promedio. La profesionalización mediante tecnología no es un lujo sino una necesidad de supervivencia en un entorno donde el SAT tiene capacidad de detectar inconsistencias en inventarios mediante analítica avanzada de datos.